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Procedimiento para las asesorías económicas y de control interno en entidades del MINTUR del destino turístico Holguín.

Procedimiento para las asesorías económicas y de control interno en entidades del MINTUR del destino turístico Holguín.

 

 

Miguel Angel Almaguer Oro

Centro de Capacitación del MINTUR de Holguín (Cuba)

almaguer1969@nauta.cu

 

Resumen

 

          La carencia de un procedimiento adecuado a la dinámica del desempeño en las asesorías económicas y de control interno que favorecieran las estrategias y objetivos, así como el banco de problemas en la gestión empresarial detectado en el diagnóstico de las entidades turísticas del destino Holguín, resultó el problema a resolver en la investigación practicada. Para propiciar una solución a limitaciones detectadas se creó un conjunto de herramientas para contribuir a la ejecución de asesorías económicas en las mismas. Por tal motivo se hizo un estudio cuyo objetivo fue la elaboración de un procedimiento estructurado en etapas y fases de ejecución, así como un conjunto de herramientas técnicamente argumentadas. La aplicación del procedimiento favoreció el desarrollo de las asesorías económicas y de control interno, la elaboración de materiales para la divulgación y preparación de trabajadores, directivos y reservas, así como el desarrollo del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial.

 

Palabras Clave: contabilidad, finanzas, asesoría, control, diagnóstico, procedimientos.

 

 

Abstract

 

The scarcity of a procedure once the dynamics was made suitable of the performance in the cost-reducing and internal control expert advices that the strategies and objectives, as well as the bench of problems in the management detected in the diagnosis of the tourist entities of the destination favor Holguín, they proved to be the problems to resolve in the practiced investigation. A collection of tools to contribute to the execution of cost-reducing expert advices in the same was created in order to propitiate a solution to detected limitations. A study whose objective was the elaboration of a procedure structured in stages and production runs, as well as a collection of tools argument was done for such motive. The application of the procedure favored the development of the cost-reducing and internal control expert advices, the elaboration of materials for divulgation and workers' preparation, executives and stock, as well as the development of Management's System and Management.

 

Keywords: bookkeeping, finance, Expert advice, risks, control, diagnosis, evaluation, procedures.

 

1.             Introducción

 

 

El turismo, visto como un sector de amplia relevancia en la economía cubana, con infinitas posibilidades de desarrollo, constituye un tema de especial interés público para la nación. Lo que implica verlo más allá de las ofertas y posibilidades de ocio, que puede ofrecernos como clientes, y valorarlo como una importante fuente de ingresos. No es casual que el Sexto Congreso del Partido Comunista de Cuba, al trazar su política para el turismo, dejara claro en sus lineamientos que “el objetivo fundamental de la actividad turística es la captación directa de divisas, maximizando el ingreso medio por visitante”, que “la actividad turística deberá tener un crecimiento acelerado que permita dinamizar la economía sobre la base de un programa de desarrollo eficiente” e “incrementar la competitividad de Cuba en los mercados, a partir principalmente, de la elevación de la calidad de los servicios y el logro de una adecuada coherencia en la relación calidad/precio”.

En los lineamientos de la política económica y social se enfatiza  la necesidad de fortalecer el papel de la empresa estatal en la economía, por ello el desarrollo del turismo en la provincia de Holguín constituye una de las líneas estratégicas de desarrollo. No obstante las empresas del MINTUR en Holguín no están ajenas a algunas insuficiencias con relación a este proceso, por lo que necesitan un sistema de apoyo para llevar a cabo con efectividad el mismo.

A la Escuela de Hotelería y Turismo “Nuevos Horizontes” como institución del MINTUR, le corresponde un rol fundamental que no se centra solamente en capacitar sino también asesorar y controlar los procesos claves de las entidades para su buen funcionamiento, por lo que existió la necesidad de la creación de un grupo de trabajo integrado por profesores del departamento de Administración Turística y especialistas de las empresas que demandaron nuestros servicios, el que constituye un equipo multidisciplinario que conforman e investigan un banco de problemas presentados en la gestión contable – financiera y de control interno con el propósito de contribuir a su solución.

 

En el  año 2006 surge el Grupo de Consultoría Económica y Control Interno por orientación del Viceministro Primero del Turismo, que puso en práctica un procedimiento para la realización de sus intervenciones de asesoría estructurado en dos etapas:

Primera etapa:

· Entrevista al Consejo de Dirección.

· Revisión de estados financieros.

· Revisión de planes de acción.

· Revisión de diagnósticos realizados en meses anteriores.

 

Segunda etapa:

· En esta etapa se estudian tres elementos claves que intervienen en los niveles de rentabilidad de la empresa. Para ello se procede al estudio de la situación actual de la empresa con el objetivo de incrementar las ventas, aumentar la productividad y lograr la disminución de los costos y gastos, en función de lograr mejores niveles de rentabilidad en un lapso  de tiempo breve.

 

Sin embargo, este procedimiento posee limitaciones al aplicarlo teniendo en cuenta que no define correctamente en cada una de sus etapas los indicadores a medir ni en un orden cronológico correcto, por lo que tomar decisiones para cumplir sus propósitos se convirtió en incertidumbre o en un hecho sin bases que responde más a la experiencia de quienes lo aplican, que al conocimiento profundo de las causas que originan las desviaciones. Asumiendo la necesidad de aplicar un procedimiento en los procesos de gestión empresarial se ha detectado, en diagnósticos de control interno, que en las asesorías a los procesos de gestión contable – financiera y de control interno en las entidades del MINTUR del destino Holguín, existen dificultades claves que generan no conformidades que pudieran ser minimizadas a través de medidas de control, identificado esto como problema social de la investigación.

A partir de la política trazada en los citados Lineamientos del PCC, el MINTUR plantea incrementar el número de entidades con el Sistema de Dirección y Gestión Empresarial implantados y consolidados, para lo que es indispensable la correcta gestión contable – financiera y de control interno, por lo que se plantea entonces el siguiente problema científico: deficiencias en la gestión contable – financiera y de control interno en las entidades del MINTUR en el destino Holguín, que imposibilitan la realización de análisis adecuado para favorecer la toma de decisiones empresariales.

El objeto de estudio de la investigación está enmarcado en los procesos de Dirección y Gestión empresarial, propiamente delimitado el campo de acción en la gestión contable – financiera y de control interno en las entidades del MINTUR del destino Holguín.

Para responder a todos los elementos se plantea como objetivo: diseñar y aplicar un procedimiento para realizar asesorías contable – financieras y de control interno en las entidades del MINTUR, logrando propiciar a sus directivos la información suficiente y confiable para la toma de decisiones.

Para dar solución a dicho problema, planteamos la siguiente hipótesis: si se diseña y aplica un procedimiento para asesorías en los procesos de gestión contable – financiera y de control interno para las entidades del MINTUR, se podría favorecer la obtención de información que beneficie la toma de decisiones en la formación y utilización de los recursos en general, lo que tendría un impacto favorable en la eficiencia y eficacia global de las entidades.

Después de haber definido la hipótesis, se procedió a conformar el marco teórico, valorando las diferentes concepciones que sobre este tema tienen distintos autores.

En esta fase se requirió una revisión bibliográfica para:

·      Ayudar a prevenir errores cometidos en otros estudios.

·      Orientar y guiar la realización del estudio.

·      Permitir, compendiar o sistematizar conocimientos existentes en el área a investigar.

·      Orientar la investigación y análisis de los datos.

 

Para dar cumplimiento al objetivo propuesto y comprobar la veracidad de la idea a defender en la investigación se plantearon las siguientes tareas:

1.   Consulta de bibliografía actualizada, tanto del ámbito local, nacional e internacional.

2.   Caracterizar al objeto de estudio desde el punto de vista teórico.

3.   Analizar el desarrollo histórico de la actividad de asesorías contables financieras y de control interno.

4.   Realizar el diagnóstico de la actividad de asesoráis contables – financieras y de control interno.

5.   Determinar el procedimiento adecuado para realizar las asesorías contables – financieras y de control interno en las entidades del MINTUR del destino Holguín.

 

Para dar cumplimiento a las tareas y así obtener un resultado homogéneo (con el propósito de que el procedimiento sea utilizado en otros territorios) a través de la investigación, se consultó a una serie de especialistas que colaboraron con la información necesaria acerca de los procedimientos utilizados para realizar asesorías contables – financieras y de control interno.

 

Los métodos utilizados en esta investigación son los siguientes:

Métodos teóricos:

      Analítico sintético: Utilizado para los análisis que permitieron establecer los vínculos internos, el orden lógico y las principales características derivadas del análisis de los fenómenos relacionados con la investigación.

             Abstracción: Para la adecuación del procedimiento a utilizar.

             Inducción y deducción: Para la formulación de la hipótesis de investigación.

             Histórico: Para el estudio del comportamiento de los indicadores.

             Histórico - Lógico (causal): para la determinación de los factores claves que inciden

             en los problemas a resolver de las entidades involucradas en la investigación.

Métodos empíricos:

             Observación científica: Para la determinación del problema.

             Medición: Para comprobar la veracidad de la hipótesis y dar solución al problema

      existente, dentro de este método se utilizaron procedimientos estadísticos descriptivos para su análisis.

      Entrevistas no estructuradas: a trabajadores y directivos vinculados a los procesos analizados para constatar el estado actual de la gestión de los mismos y el nivel de conocimiento que poseen sobre los temas, consultando a personas que por su cargo se relacionan con la actividad y que por su experiencia aportaron sugerencias valiosas.

Principales aportes de la investigación.

· En el orden teórico: un procedimiento adecuado que permita determinar los elementos fundamentales que se deben tener en cuenta para analizar el nivel de riesgo en las operaciones de crédito al sector empresarial para el establecimiento de los niveles de riesgo, favoreciendo la interpretación de los resultados para la toma de decisiones.

 

·  En el orden práctico: la aplicación del procedimiento mejora el análisis y fijación de los niveles de riesgo y favorece la toma de decisiones.

 

·  Económico – social: la formación y utilización eficiente de los recursos económicos tiene un impacto positivo en la seguridad y confianza en la institución financiera.

 

En la investigación se presenta el diseño de un procedimiento para desarrollar asesorías a las empresas con vistas a disminuir o eliminar la insuficiente gestión contable – financiera y de control interno en entidades del MINTUR en Holguín teniendo en cuenta la base jurídica y metodológica vigente.

 

 

2.             Metodología.

 

 

El procedimiento general propuesto, integra de manera coherente la actividad académica a la investigativa a través de cinco fases:

 

·      Diagnóstico.

·      Diseño del proyecto de I + D + i según las empresa demandantes.

·      Ejecución del trabajo de asesoría en la entidad.

·      Evaluación de los resultados.

·      Control, ajuste y mejora alcanzados.

 

Fase 1: Diagnóstico.

Su objetivo es diagnosticar el estado actual del proceso de la gestión contable – financiera y del control interno. Las acciones a  desarrollar son: identificar el banco de problemas que limitan la correcta gestión del proceso y determinar las acciones formativas de capacitación o de postgrados a desarrollar en la empresa en función del banco de problemas.

 

Fase 2: Diseño del proyecto de investigación según la empresa demandante.

Se planifican los documentos rectores que norman la asesoría en perfeccionamiento empresarial. Se desarrollan las siguientes acciones: definir las tareas, procedimientos específicos e indicadores a emplear según el tipo de asesoría requerida, determinar los resultados e impactos esperados y elaborar el cronograma de trabajo de la asesoría con las acciones a desarrollar.

 

Fase 3. Ejecución del trabajo  de asesoría en la entidad.

Su objetivo es desarrollar la asesoría al consejo de dirección y especialistas proponiendo acciones de mejora. Las acciones a desarrollar son: aplicar procedimientos específicos según el tipo de asesoría que se requiera realizando entrenamientos en el puesto de trabajo, realizar revisiones periódicas y proponer acciones de mejora, elaborar dictámenes de oponencia parciales para su presentación al consejo de dirección, proponer a la empresa que elabore plan de mejora para dar solución al banco de problemas utilizando técnicas orientadas durante la asesoría.

 

Fase 4: Evaluación de los resultados.

Se evalúa los procesos de gestión contable – financiera y de control interno a través de la utilización del sistema de indicadores establecido. En ella se precisa el cumplimiento de las tareas planificadas en el cronograma de trabajo, se evalúan los indicadores según el criterio de análisis y se examina el cumplimiento de los resultados planificados.

Fase 5: Control, ajuste y mejora alcanzados.

En la misma se pretende mantener el control sobre el funcionamiento de los procesos involucrados en la asesoría y desarrollar las acciones de corrección o mejora que se deriven como consecuencia del aprendizaje acumulado que se derive del uso sistemático del sistema. Las acciones a desarrollar son: revisar el cumplimiento de las mejoras presentadas al grupo asesor, elaborar el dictamen de oponencia, presentar dictamen de oponencia al consejo de dirección y especialistas de la empresa.

Con el desarrollo de la asesoría mediante la aplicación de entrevistas, test diagnóstico, dinámicas grupales, revisión documental; se logró diagnosticar el estado de los procesos de gestión contable – financiera y de control interno, identificándose el banco de problemas que limitan su correcta ejecución en la entidad y se determinaron las acciones formativas de capacitación o de postgrados a desarrollar en cada entidad en función de dicho banco de problemas.

El trabajo se inició con la firma del convenio entre la escuela de Hotelería y Turismo Nuevos Horizontes y las entidades: Empresa Islazul (Complejo Hotelero Villa El Bosque – Mirador de Mayabe y UEB Pernik), Empresa Campismo Popular, AAVV Cubanacán, Empresa Inmobiliaria del Turismo, Empresa Extrahotelera Palmares y Havanatur Sucursal Oriente Norte, a fin de establecer los compromisos de implementación de los resultados. Posteriormente se presentó el grupo de asesores a los trabajadores a los cuales se les explicó el objetivo del trabajo a desarrollar de conjunto y la importancia de su cooperación.

Se desarrolló la ejecución del trabajo en las entidades a través de asesoría al Consejo de Dirección y Especialistas que dirigen y gestionan los diferentes procesos que influyen en la gestión contable – financiera y de control interno, realizándose una revisión periódica de los documentos que se exigen, proponiendo acciones de mejora a través de los dictámenes de oponencia parciales para su análisis en el Consejo de Dirección y adopción de las acciones que dan solución a las problemas señalados. En correspondencia con los problemas detectados se realizaron entrenamientos en el puesto de trabajo a especialistas, trabajadores y directivos por los asesores de los diferentes subsistemas. De igual forma se realizaron acciones de capacitación derivadas de las necesidades de aprendizaje detectadas en el servicio científico técnico prestado.

En correspondencia con el cronograma de trabajo elaborado por entidades se evalúo el cumplimiento de las tareas planificadas a través de la utilización del sistema de indicadores siguientes: desarrollo de la gestión contable – financiera y de control interno, eficiencia en la transformación empresarial y  ahorro por concepto de contratación a entidades externas.

Se utilizaron para evaluar y validar los resultados entrevistas a directivos, encuestas a trabajadores, dinámicas grupales en el Consejo de Dirección, revisión documental del cumplimiento de los planes de mejora, revisión de los dictámenes e informes de las inspecciones realizadas por el Grupo De auditores del MINTUR, la Contraloría y de diferentes Organismos de la Administración Central del Estado y del MINTUR.

El trabajo de asesoría desarrollado arrojó múltiples resultados como: la preparación de los cuadros, reservas y trabajadores sobre la gestión contable – financiera y de control interno, los planes de mejora como resultado de las asesorías realizadas a los diferentes subsistemas de la gestión económica – financiera que ha permitido evaluar de ACEPTABLE el Control Interno Contable y Administrativo en las auditorias recibidas por el Grupo de Auditores del MINTUR y la Contraloría General de la República en el territorio, la obtención de calificaciones de aceptable en la implementación del control interno entre la que se destacan la UEB Inmobiliaria del Turismo y el Grupo Extrahotelero Palmares donde este último se le aprueba la incorporación al proceso de Perfeccionamiento Empresarial, la obtención de premios y reconocimientos, el seguimiento al desarrollo de los cuadros, trabajadores y reservas capacitados como parte del proceso de mejora continua de la gestión empresarial.

Para la evaluación del impacto de la asesoría se escogieron indicadores tanto cualitativos como cuantitativos con diferentes niveles de intervención, ya sea de impacto, de resultado, de producto y de proceso. Los mismos son  fáciles de recopilar pues son manejados por las entidades para medir el desempeño organizacional. Para recolectar la información se contó como fuente con el sistema de información del período enero 2012 – julio 2015. Fueron seleccionados los siguientes indicadores:

1.      Desarrollo de la gestión contable – financiera y del control interno, donde se incluye:

§  Disminución de los costos y gastos.

§  Calificación obtenida en auditorías y controles recibidos.

2.      Ahorro de servicios de contratación a entidades consultoras externas.

3.      Eficiencia de transformación empresarial. En este se incluyen:

§  Capacitación y preparación de cuadros, reservas y trabajadores.

§  Banco de problemas del diagnóstico y plan de mejora.

 

3.              Resultados.

 

El comportamiento en el período analizado se refleja a través de sus principales impactos:

·      Eliminación de las pérdidas a través de la disminución de costos y gastos en el complejo hotelero Villa El Bosque – Mirador de Mayabe.

·      Obtención de la calificación de aceptable en tres auditorías recibidas (dos de la Contraloría y una especial del MINTUR) en la UEB Inmobiliaria del Turismo.

·      Obtención de la calificación de aceptable en auditoria recibida por parte de la Contraloría en la Empresa Extrahotelera Palmares.

·      Obtención de la calificación de aceptable en auditoría recibida por parte del MINTUR a la Empresa Campismo Popular.

·      Aprobación del Expediente de Perfeccionamiento Empresarial en la AAVV Cubanacán, Sucursal Holguín.

·      Consolidación del sistema de control interno en la UEB Havanatur Sucursal Oriente Norte, donde se elaboró y aplicó un manual de procedimiento adaptado a las características de la entidad, para la correcta gestión de este proceso.

·      Se capacitaron el 100% de los cuadros, reservas y trabajadores de las entidades involucradas en temas relacionados con la gestión contable – financiera y de control interno.

·      Se ahorraron más de 50 mil CUP a las empresas por concepto de servicios de consultoría contratados.

 

Los beneficios sociales han sido evidentes por las oportunidades que brinda la formación al crecimiento y desarrollo profesional, mejoramiento de la comunicación y el clima, lo que tiene una incidencia favorable en la satisfacción laboral. Además, contribuye a potenciar la cultura de las organizaciones que aprenden a gestionar eficientemente sus recursos contables – financieros y de control interno.

 

            El valor práctico del procedimiento propuesto radica en la factibilidad y pertinencia demostrada en su implantación en las entidades demandantes, con resultados satisfactorios y de perspectiva alentadora para su continuidad.

 

Socialización de los resultados:

 

Los resultados obtenidos en el período analizado, derivados de las asesorías contables – financieras y de control interno, fueron socializados en diferentes eventos entre los que se destacan las siguientes:

·         VIII Taller Nacional de consultoría económica y control interno en entidades del MINTUR. EHT Varadero. Junio del 2015.

·         I Taller Nacional Sistema de Dirección y Gestión en las Entidades del Ministerio de Turismo. Septiembre del 2014.

·         III Taller Territorial de Sistema de Dirección y Gestión de Empresas Turísticas. EHT Nuevos Horizontes. Septiembre del 2014.

·       IX Taller Oriental de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible. Universidad de Holguín “Oscar Lucero Moya”. Mayo del 2015.

·       IV Conferencia Científica “La ciencia y la innovación tecnológica al servicio del turismo”. EHT Nuevos Horizontes”. Mayo del 2015.

·       Forum “Economía 2015”. ANEC. Junio del 2015.

·       VII Conferencia Internacional “Universidad y Sociedad”. Universidad de Holguín “Oscar Lucero Moya”, abril del 2015.

·       Evento Forum de base de ciencia y técnica. EHT Nuevos Horizontes, julio del 2015.

 

4.             Conclusiones.

 

 

El procedimiento aplicado para solucionar el problema científico de esta investigación constituyó una herramienta poderosa para implementar de manera sólida las asesorías contables – financieras y de control interno dentro de las entidades del MINTUR en el destino Holguín, lo que tiene un impacto favorable en la eficiencia y eficacia integral de las mismas, por lo que se demuestra la validez de la hipótesis propuesta.

La aplicación del procedimiento constituye una experiencia a nivel territorial y nacional ya que amplía su ámbito de actuación en la empresa dirigido no solo a la formación del personal en la gestión contable – financiera y de control interno, sino a la elaboración de diagnósticos, diseño e implementación de planes de mejora a través de una propuesta que constituye una herramienta de gran utilidad ya que sirve de guía en el accionar con la organización. Actualmente se aplica en 4 entidades del MINTUR en el territorio que se encuentran en la etapa de estudio y diseño y 2 que están en proceso de implantación del sistema de perfeccionamiento empresarial, permitiendo emplear diferentes procedimientos acorde al estadio de desarrollo que tiene la empresa como objeto de estudio y en el empleo de diferentes métodos de investigativos.

La bibliografía consultada sirvió de base para la confección del procedimiento propuesto y aplicarlo en las entidades demandantes, así como para la elaboración de todos los planes de mejora implementados.

 

5.             Bibliografía.

 

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